La domanda che ci fanno più spesso: "Ma serve davvero un gestionale? Fino ad ora ho usato Excel e funziona..."
La risposta onesta è: dipende. Excel può andare bene in certi casi, ma in altri è un freno travestito da soluzione. Vediamo quando usare cosa.
📊 Confronto Diretto
| Funzionalità | Excel | Gestionale |
|---|---|---|
| Costo | Gratis/Incluso in Office | €15-40/mese |
| Curva apprendimento | Lo conosci già | 1-2 giorni per imparare |
| Accesso multi-dispositivo | Complicato (OneDrive/Dropbox) | Nativo, da qualsiasi device |
| QR code tracking | Impossibile | Automatico |
| Notifiche WhatsApp | Impossibile | Automatiche |
| Collegamento magazzino | Manuale (formule) | Automatico |
| Stampa etichette | Complicato | 1 click |
| Report automatici | Da costruire con formule | Già pronti |
| Backup automatico | Manuale | Cloud automatico |
✅ Quando Excel Va Bene
Excel può essere sufficiente se:
- Fai meno di 5-10 riparazioni a settimana
- Lavori da solo, senza dipendenti
- Non hai bisogno di tracking cliente
- Non ti importa delle notifiche automatiche
- Sei disposto a perdere tempo su formule e aggiornamenti manuali
❌ Quando Excel Non Basta Più
È ora di passare a un gestionale se:
- Fai più di 10-15 riparazioni a settimana
- Hai dipendenti o collaboratori che devono accedere ai dati
- Perdi tempo a rispondere "a che punto è la riparazione?"
- Vuoi report automatici senza impazzire con le formule
- Gestisci anche magazzino e/o vendita usato
- Vuoi un sistema che funzioni da telefono
Quanto tempo perdi ogni settimana in operazioni che un gestionale farebbe automaticamente? Se sono più di 2-3 ore, il gestionale si ripaga da solo.
💰 Il Vero Costo di Excel
Excel è "gratis", ma il tuo tempo no. Facciamo un calcolo:
- Aggiornare manualmente i fogli: 30 min/giorno
- Cercare informazioni: 15 min/giorno
- Rispondere a chiamate clienti: 30 min/giorno
- Fare report a fine mese: 2 ore/mese
Totale: circa 6-8 ore a settimana. Se valuti il tuo tempo €15/ora, stai "pagando" Excel circa €400/mese.
Un gestionale costa €20-40/mese e ti fa risparmiare la maggior parte di quel tempo.
🔄 Come Fare la Transizione
Passare da Excel a un gestionale non è traumatico:
- Non devi migrare tutto subito: inizia con i nuovi ticket
- Prova gratuita: quasi tutti i gestionali offrono 14 giorni gratis
- Import dati: molti permettono di importare da Excel
- Formazione: i gestionali moderni si imparano in 1-2 ore
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Inizia la Prova Gratuita →📝 Conclusione
Non c'è una risposta universale. Se fai poche riparazioni e lavori da solo, Excel può bastare. Ma se stai crescendo (o vuoi crescere), un gestionale è l'investimento migliore che puoi fare.
Il consiglio? Prova. Usa un gestionale per 2 settimane con i nuovi ticket. Poi decidi. La maggior parte delle persone non torna più indietro.