Se gestisci un laboratorio di riparazione smartphone, tablet o computer, sai quanto può essere caotico tenere traccia di tutto: ticket aperti, pezzi di ricambio, clienti che chiamano per sapere "a che punto è la riparazione?", preventivi da fare, incassi da registrare...
Un buon gestionale per riparazioni può trasformare completamente il tuo modo di lavorare, facendoti risparmiare ore ogni settimana e riducendo drasticamente gli errori. Ma come scegliere quello giusto tra le decine di opzioni disponibili?
In questa guida ti mostreremo esattamente cosa cercare (e cosa evitare) quando valuti un software gestionale per il tuo laboratorio.
📋 I 7 Criteri Fondamentali per la Scelta
1. Gestione Ticket Completa
Il cuore di qualsiasi gestionale per riparazioni è il sistema di ticket. Deve permetterti di:
- Creare ticket rapidamente – idealmente in meno di 1 minuto
- Tracciare lo stato di ogni riparazione (ricevuto, in diagnostica, in lavorazione, pronto, consegnato)
- Allegare foto del dispositivo prima e dopo la riparazione
- Gestire preventivi con accettazione del cliente
- Stampare etichette da attaccare al dispositivo
Cerca un gestionale che generi automaticamente QR code per ogni riparazione. In questo modo il cliente può scannerizzare e vedere lo stato in tempo reale, senza doverti chiamare ogni giorno!
2. Comunicazione con il Cliente
Uno dei problemi più fastidiosi? I clienti che chiamano continuamente per chiedere "È pronto il mio telefono?". Un buon gestionale risolve questo problema con:
- Notifiche WhatsApp automatiche quando lo stato cambia
- Pagina di tracking accessibile al cliente
- Chat integrata per comunicare senza dare il tuo numero personale
3. Gestione Magazzino Ricambi
Quante volte ti è capitato di iniziare una riparazione e scoprire che manca il pezzo? Un gestionale serio deve includere:
- Inventario pezzi con quantità in tempo reale
- Alert scorte minime quando un pezzo sta per finire
- Collegamento ai ticket per scalare automaticamente i pezzi usati
- Storico movimenti per capire cosa entra e cosa esce
4. Cassa e Pagamenti
Alla fine della giornata, devi sapere quanto hai incassato. Cerca queste funzionalità:
- Registrazione pagamenti (contanti, carta, bonifico)
- Chiusura cassa giornaliera
- Report incassi per periodo
- Vendita rapida prodotti (cover, accessori, usato)
5. Accessibilità e Mobilità
Nel 2025, un software che funziona solo su un singolo PC è anacronistico. Verifica che:
- Funzioni da qualsiasi dispositivo (PC, tablet, smartphone)
- Sia accessibile da browser senza installazioni
- I dati siano sincronizzati in cloud
- I tecnici possano aggiornare lo stato dal loro telefono
Evita software che richiedono installazione locale e backup manuali. Se il PC si rompe, rischi di perdere tutti i dati!
6. Prezzo Trasparente
Molti gestionali nascondono costi aggiuntivi. Prima di scegliere, chiedi esplicitamente:
- C'è un costo di attivazione?
- Paghi per numero di utenti o per negozio?
- Ci sono limiti al numero di ticket?
- Gli aggiornamenti sono inclusi?
- Quanto costa il supporto tecnico?
7. Supporto e Assistenza
Quando qualcosa non funziona, devi poter parlare con qualcuno. Verifica:
- Che tipo di supporto offrono (email, WhatsApp, telefono)?
- Quali sono i tempi di risposta?
- È disponibile documentazione e video tutorial?
- Offrono formazione iniziale?
✅ Checklist delle Funzionalità Indispensabili
- Creazione ticket rapida con tutti i dati del cliente e dispositivo
- Stati riparazione personalizzabili
- QR code per tracking cliente
- Notifiche WhatsApp automatiche
- Gestione magazzino con scorte minime
- Stampa etichette dispositivo e ricevute
- Report incassi e statistiche
- Funzionamento da smartphone e tablet
- Backup automatico in cloud
- Prova gratuita (almeno 14 giorni)
❌ Gli Errori da Evitare
1. Scegliere in Base Solo al Prezzo
Il gestionale più economico non è sempre il migliore. Se ti fa perdere 30 minuti al giorno in operazioni inutili, stai pagando molto più di quanto risparmi.
2. Non Fare una Prova Reale
Non fidarti solo delle demo. Usa il gestionale per almeno una settimana con dati reali prima di decidere. Solo così capirai se fa davvero al caso tuo.
3. Ignorare la Curva di Apprendimento
Un software potentissimo ma complicato da usare finirà per essere abbandonato. Il tuo staff deve poterlo usare senza ore di formazione.
4. Non Considerare la Scalabilità
Oggi hai un negozio, domani potresti averne due. Assicurati che il gestionale supporti la crescita senza dover ricominciare da zero.
🎯 Excel vs Gestionale: Il Verdetto
Molti laboratori iniziano con Excel. È gratis, lo sai già usare, sembra sufficiente. Ma è davvero così?
Excel va bene se:
- Fai meno di 5 riparazioni a settimana
- Lavori da solo
- Non ti importa delle notifiche automatiche
- Non hai bisogno di tracking per i clienti
Hai bisogno di un gestionale se:
- Fai più di 10-15 riparazioni a settimana
- Hai dipendenti o collaboratori
- Vuoi smettere di rispondere a "A che punto è la riparazione?"
- Vuoi report automatici senza fare formule Excel
- Gestisci anche magazzino e/o vendita usato
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I prezzi variano molto. Ecco una panoramica del mercato italiano:
- Soluzioni base: €10-20/mese – funzionalità essenziali
- Soluzioni complete: €20-40/mese – magazzino, cassa, multi-utente
- Soluzioni enterprise: €50-100+/mese – multi-sede, personalizzazioni
Il consiglio? Non guardare solo il prezzo mensile. Calcola quanto tempo ti fa risparmiare e quanto vale quel tempo per te.
🚀 Conclusioni
Scegliere il gestionale giusto è una delle decisioni più importanti per il tuo laboratorio. Prenditi il tempo necessario per valutare le opzioni, fai prove reali con i tuoi dati, e non avere paura di cambiare se quello che usi non ti soddisfa.
Un buon gestionale non è una spesa: è un investimento che si ripaga in produttività, organizzazione e soddisfazione dei clienti.