Primi passi con Fix-Book

Apri l’account

Vai su app.fix-book.it/register e compila «Registra il tuo negozio». Ti servono:

• nome e cognome, l’email con cui entrerai e una password di almeno 8 caratteri, con una lettera maiuscola e un numero;
• i dati del negozio: ragione sociale, il nome con cui lo conoscono i clienti, partita IVA (IT e 11 cifre) e telefono;
• l’indirizzo della sede fiscale e, se è un altro, quello del negozio.

Codice SDI e PEC puoi lasciarli vuoti. Usa i dati dell’attività e non quelli personali: le iscrizioni sono riservate a chi lavora nel settore, e le controlliamo una per una.

Conferma l’email e aspetta l’approvazione

Appena ti registri arrivano due email: il benvenuto e il link per confermare l’indirizzo. Se non le vedi, guarda nella cartella spam. Finché l’indirizzo non è confermato, il gestionale non si apre.

Poi l’iscrizione resta «In attesa di approvazione»: la controlliamo noi, a mano, di solito entro 24 ore. A volte, prima di attivarla, ti chiediamo la visura camerale su WhatsApp o per email. Quando è approvata ti arriva l’email «Il tuo account è attivo», e da quel giorno contano i 14 giorni di prova.

Il primo accesso

La prima volta che entri come titolare si apre «Benvenuto in…», col nome del tuo negozio: tre schermate, poi «Completa Setup».

• Dati Aziendali: indirizzo, telefono, partita IVA o codice fiscale, email pubblica.
• Personalizzazione: il colore principale.
• Ricevuta: le condizioni e il messaggio in fondo alla ricevuta. Il testo che trovi è solo un esempio: scrivi le condizioni del tuo negozio.

Quello che scrivi qui lo cambi quando vuoi dalle Impostazioni.

Logo e dati del negozio

In Impostazioni › Informazioni Azienda ci sono i dati del negozio, quelli fiscali e il riquadro «Logo Aziendale»: il logo va nella barra laterale e sulle ricevute. Va bene un PNG, un JPG o un SVG fino a 2 MB, meglio quadrato e con lo sfondo trasparente. Alla fine premi «Salva Modifiche».

Per le stampanti termiche il logo si carica a parte, in Impostazioni › Documenti & Stampa › Ricevute, nel riquadro «Logo termico»: l’anteprima ti fa vedere come esce sulla carta, in nero.

Gli stati della lavagna

Ogni ticket sta in uno stato, e ogni stato è una colonna della lavagna. Al primo accesso ne trovi tredici: «Appena ricevuto», «In Arrivo», «In Diagnostica», «Preventivo Inviato», «Preventivo Accettato», «Preventivo Rifiutato», «In Lavorazione», «Da Ordinare», «Ordinato», «In Attesa Pezzi», «Pronto per il Ritiro», «Consegnato» e «Non Riparabile». In Impostazioni › Stati Riparazione li rinomini, cambi il colore, li spegni, ne aggiungi di tuoi e cambi l’ordine.

Ogni stato ha il suo messaggio WhatsApp già scritto, coi segnaposto come {nome_cliente} e {modello_dispositivo} che si riempiono da soli. Dal ticket, WhatsApp si apre col messaggio dello stato in cui si trova e l’invio lo fai tu. Nel messaggio puoi mettere anche il link della riparazione, così il cliente la segue da lì.

I ticket consegnati da più di 30 giorni escono dalla lista e si ritrovano con la ricerca.

Chi lavora con te

In Impostazioni › Team crei l’account di ogni persona: nome, email, una password temporanea che il gestionale propone, e il ruolo tra Manager, Tecnico, Venditore, Cassiere e Osservatore. Le credenziali gliele comunichi tu, perché non parte un invito per email. Gli utenti non hanno un limite di numero.

Col piano Business decidi per ogni ruolo quali sezioni vede. In fondo alla stessa pagina c’è il «Registro Attività», con le ultime operazioni della squadra. Più dettagli in ruoli e permessi.

Se arrivi da un altro gestionale

Lo storico delle riparazioni lo porti dentro da Impostazioni › Importa dati, con l’export in CSV o Excel del programma che usavi, e un’importazione si può annullare. Questa voce la vede solo il titolare. I clienti si importano dalla pagina Clienti, col pulsante «Importa».

Il primo ticket

Dal menu, «Nuova Riparazione». Nel modulo compili:

• Dati Cliente: nome e telefono, poi email e dati fiscali se servono;
• Dispositivo: tipo, marca e modello dalle tendine, «Serial / IMEI» e il codice o la sequenza di sblocco. Se il telefono è già passato da te, sotto l’IMEI compaiono le riparazioni precedenti;
• Dati rapidi ticket: gli accessori che ti lascia e, se glielo dai, il muletto;
• Dettagli Riparazione: la descrizione del problema, il prezzo o il costo del preventivo, e l’acconto se te lo lascia.

Premi «Crea Ticket»: il ticket nasce nello stato «Appena ricevuto» e lo trovi in lavagna e nella lista Ticket.

Per la firma dell’accettazione apri il ticket e premi «Mostra QR Code»: il cliente inquadra il «QR Firma Check-in» col suo telefono e firma col dito. La firma resta sul ticket con la data e l’ora. Tutto il resto del ticket è in ticket e accettazione.

Ricevuta ed etichetta

Sempre dal ticket:

• «Stampa Ricevuta» ti fa scegliere fra Ricevuta Classica (un A4 con la copia del cliente e quella del laboratorio), Stampa Doppia A4, Scheda Lavoro / Consegna e la ricevuta per la stampante termica da 80 mm, anche lei in due copie;
• «Stampa Adesivo» fa l’etichetta da 62 mm da attaccare al dispositivo, dal piano Pro. Le etichette escono su stampanti Brother e DYMO: le trovi in etichette.

Sulle stampanti termiche la stampa nitida passa da Fix-Book Bridge, un programma per Windows e Mac che ti installiamo noi.

La cassa per chi vende anche

Se vendi accessori, telefoni o usato, dal menu apri «Cassa»: vendita libera, articoli del magazzino e riparazioni da incassare, anche col lettore di codici. Si paga in contanti, con la carta, con un bonifico o con Satispay, anche con più metodi insieme. La cassa di Fix-Book non è fiscale e ti dà una ricevuta non fiscale; è nei piani Pro e Business.

Per mandare lo scontrino all’Agenzia delle Entrate serve l’addon ScontrinoBook, cassa per cassa, con le credenziali Fisconline del negozio. I passaggi per attivarlo li facciamo insieme a te.

Quando finiscono i 14 giorni

Il piano lo scegli dal menu «Abbonamento»: Solo, Pro o Business, al mese o all’anno (i prezzi sono IVA inclusa). Quando passi a un piano a pagamento, il gestionale ti chiede di firmare sullo schermo i Termini di Servizio, l’informativa privacy e il DPA, l’accordo sui dati dei tuoi clienti.

Se alla fine della prova non ti abboni, Fix-Book passa in sola lettura: ticket, clienti e magazzino restano lì da consultare, e riprendi quando ti abboni.

Se ti fermi su un passo, scrivici dicendo quale.