Preventivo di riparazione: cosa scriverci e come farlo firmare

Un preventivo scritto serve a due persone: al cliente, che sa quanto spenderà e per cosa, e a te, che hai un foglio firmato quando qualcosa va diversamente dal previsto. Qui trovi cosa scriverci, per quanto tempo farlo valere, come chiedere un acconto, cosa fare se il cliente dice di no e come conservarlo.

Cosa scrivere nel preventivo

• i dati del negozio: nome, indirizzo, telefono;
• il cliente, con un recapito;
• il telefono: marca, modello, IMEI o numero di serie, e com’è quando lo lascia (graffi, vetro rotto, segni di liquido);
• il difetto come lo racconta il cliente, con le sue parole;
• cosa hai trovato tu, se l’hai già aperto o provato;
• cosa farai e con quale ricambio: compatibile o originale, nuovo o ricondizionato;
• il prezzo con l’IVA, e se ti è comodo ricambio e lavoro separati;
• i tempi, e se dipendono dall’arrivo di un pezzo;
• la garanzia sul lavoro;
• fino a quando vale il preventivo;
• l’acconto, se lo chiedi.

Una traccia già pronta è il modulo europeo di informazioni sulla riparazione, previsto dalla direttiva (UE) 2024/1799 sul diritto alla riparazione (art. 4). Per il riparatore è facoltativo, ma elenca proprio queste voci, più due che spesso si dimenticano: il prezzo massimo, quando il prezzo esatto non si può sapere prima, e se durante la riparazione c’è un telefono sostitutivo e quanto costa. Cosa cambia con la direttiva è nell’articolo sul diritto alla riparazione nel 2026.

Per quanto tempo vale un preventivo

Scrivi sempre una data di scadenza. I prezzi dei ricambi cambiano, e un preventivo senza scadenza te lo possono chiedere di rispettare mesi dopo.

Il modulo europeo fissa le condizioni per 30 giorni di calendario da quando lo consegni: in quel periodo il riparatore non le cambia, e se il cliente accetta, la riparazione si fa a quelle condizioni (direttiva (UE) 2024/1799, art. 4, par. 5). Riparatore e cliente possono anche accordarsi per un periodo più lungo. Per un preventivo tuo, 30 giorni sono una misura che il cliente capisce al volo.

In Fix-Book, nella sezione Documenti (piani Pro e Business), il riepilogo del preventivo che mandi su WhatsApp porta già scritta la validità di 30 giorni dalla data del documento.

Preventivo gratuito o diagnosi a pagamento

Per i guasti che si vedono (vetro rotto, batteria gonfia, connettore che non carica) il preventivo si fa guardando il telefono, e di solito non si fa pagare. Quando il telefono non si accende, o è caduto in acqua, il prezzo non lo sai finché non lo apri e lo provi: lì si propone una diagnosi.

La direttiva lo prevede espressamente: se per capire il difetto e stimare il prezzo serve una diagnosi, il riparatore può farla pagare, a patto di dire prima al cliente quanto costa (direttiva (UE) 2024/1799, art. 4, par. 3). Scrivi sul preventivo quanto costa la diagnosi e se la scali dal prezzo quando il cliente accetta la riparazione. Così nessuno ne discute dopo.

L’acconto

Un acconto ha senso quando devi ordinare un pezzo apposta, o quando il ricambio costa tanto: se il cliente non torna, non resti col pezzo pagato. Scrivi la cifra sul preventivo e dagli una ricevuta.

In Fix-Book l’acconto si segna sul ticket, anche in più volte, e al ritiro incassi solo quello che manca. Per esempio: Galaxy S23 Ultra di Sara Colombo, sottoscheda di ricarica da sostituire, 95,00 € in tutto; 30,00 € di acconto all’accettazione, 65,00 € al ritiro.

Come farlo firmare

La firma dice che il cliente ha letto e accettato prezzo, tempi e condizioni. Può essere su carta oppure elettronica. In Fix-Book ci sono due modi:

• In negozio, il cliente firma col dito sul tablet, al momento dell’accettazione.
• A distanza, quando il preventivo arriva dopo la diagnosi: scrivi cosa c’è da fare e il totale, il ticket passa a «Preventivo Inviato» e gli mandi il link su WhatsApp, col messaggio già scritto. Il cliente apre il link, legge il dettaglio e il totale, preme «Accetta Preventivo» e firma col dito sul suo telefono. Sul ticket compare la riga «Preventivo accettato dal cliente», con data e ora.

È una firma elettronica semplice, cioè il tratto del dito con data e ora, e non una firma digitale qualificata. Che peso abbia in una contestazione è una domanda da fare al tuo consulente; di sicuro un preventivo firmato si ritrova, uno detto a voce no.

Se il cliente dice di no

Succede: il prezzo è alto, il telefono è vecchio, il cliente preferisce cambiarlo. Decidi prima cosa succede, e scrivilo sul preventivo:

• se la diagnosi si paga comunque, e quanto;
• come gli restituisci il telefono: richiuso, com’era quando è arrivato;
• entro quando va ritirato, e cosa succede se nessuno passa a prenderlo.

In Fix-Book il cliente può rifiutare dal suo link e scrivere anche il motivo, per esempio «troppo caro». Il ticket passa a «Preventivo Rifiutato», sul ticket resta la riga «Preventivo rifiutato dal cliente» con il motivo, e la riparazione resta aperta, perché capita che il cliente ci ripensi.

Le condizioni da scrivere una volta sola

Alcune frasi valgono per tutti i preventivi: conviene scriverle una volta e stamparle sempre.

• lo stato del telefono all’arrivo: i danni già presenti sono elencati, e se puoi fotografati;
• il backup: prima della riparazione il cliente salva i suoi dati, perché alcuni lavori finiscono col ripristino del telefono;
• la garanzia: quanto dura e su cosa vale, di solito il pezzo sostituito e il lavoro fatto;
• il software: la riparazione riguarda il guasto scritto, non i problemi software che c’erano già;
• i tempi di ritiro del telefono pronto.

Quanto far durare la garanzia, e come si combina con le garanzie che la legge dà al cliente, è una cosa da scrivere insieme a chi ti segue: qui non la liquidiamo in una riga.

In Fix-Book queste frasi si scrivono in Impostazioni, nella parte delle ricevute, alla voce «Termini e Condizioni»: vanno sulla ricevuta di accettazione e il cliente le ritrova nel suo link.

Come conservarlo

Il preventivo firmato tienilo almeno finché dura la garanzia, e insieme alla riparazione a cui si riferisce: quando il cliente torna, lo ritrovi dal nome o dall’IMEI. Su carta vuol dire una copia al cliente e una a te, archiviata per mese.

In Fix-Book il preventivo accettato resta sul ticket con la firma, la data e l’ora. I ticket consegnati da più di 30 giorni escono dalla lista e si ritrovano con la ricerca, e una volta al giorno puoi scaricare un file con tutti i dati del negozio. Come funzionano preventivi e firme dentro il gestionale: preventivi e firme.

Se il preventivo lo chiedi tu come cliente

Per una riparazione fuori garanzia chiedi il preventivo per iscritto prima di lasciare il telefono, con le voci della lista in cima a questa pagina: soprattutto il ricambio che montano, il prezzo con l’IVA, i tempi e la garanzia. Di solito il preventivo non si paga; se per capire il guasto serve una diagnosi a pagamento, fatti dire prima quanto costa e se viene scalata dal prezzo della riparazione.

Se il telefono è ancora in garanzia, prima di pagare una riparazione senti chi te l’ha venduto. E se cerchi un’idea dei prezzi, per lo schermo trovi da cosa dipende in quanto costa cambiare il display del telefono.