Team Fix-Book · NETFIX, laboratorio di riparazioni a Cantù, Apple Independent Repair Provider dal 2022
Pubblicato il aggiornato il 5 min di lettura
Chi cerca un gestionale per riparazioni trova pagine che promettono tutte le stesse cose: ticket, magazzino, cloud, clienti. Qui ci sono le domande da fare per capire cosa c’è davvero dietro, e cosa costa lavorare senza. Scriviamo anche cosa fa e cosa non fa Fix-Book, il gestionale riparazioni che usiamo nel nostro laboratorio, così lo confronti con gli altri alla pari.
Quanto costa lavorare senza
Un quaderno o un foglio Excel costano zero, finché le riparazioni sono poche. Poi arrivano i costi che non si vedono:
- i preventivi sbagliati, perché non ricordi quanto hai pagato l’ultimo ricambio;
- i ricambi ordinati due volte, o quelli che nessuno ha ordinato;
- il cliente che chiama per sapere a che punto è, mentre hai un telefono aperto davanti;
- i telefoni pronti da giorni che nessuno ha avvisato;
- la garanzia contestata senza un foglio firmato;
- i margini che non conosci, perché nessuno li ha mai contati.
Se ti riconosci in due o tre di queste, è il momento di guardare un gestionale. Quando Excel basta ancora, e quando no, lo trovi in Excel o gestionale.
Le strade possibili
Foglio Excel o Google. Gratis, ma ogni dato lo scrivi e lo cerchi tu. Nessun link per il cliente, nessun magazzino che si aggiorna quando usi un pezzo.
Programma di fatturazione generico. Va benissimo per le fatture, ma non conosce IMEI, codici di sblocco e stati della riparazione. Di solito si finisce per usarlo insieme a Excel.
Gestionale fatto per le riparazioni. Ticket, ricambi, cliente e cassa nello stesso posto, con le parole del mestiere.
Software per grandi centri assistenza. Pensati per chi ha molte sedi e molti tecnici: più funzioni, più costi, spesso più tempo per imparare a usarli.
Cosa controllare in ogni gestionale
IMEI, sblocco, foto e firma sul ticket
Una riparazione non si gestisce come un ordine di vendita. Fra sei mesi, quando il cliente torna in garanzia, ti servono IMEI o seriale, marca e modello scelti da un elenco (non scritti a mano), le foto del telefono all’arrivo, il codice o la sequenza di sblocco, gli accessori lasciati e la firma. Se mancano, torni al quaderno di nascosto.
Il magazzino legato al ticket
Quando metti un ricambio su un ticket deve risultare impegnato, e quando manca deve finire nella lista di quello da ordinare. Un magazzino separato ti fa scrivere tutto due volte.
Lo stato della riparazione, visto dal cliente
Serve un link o un QR sulla ricevuta, e un messaggio WhatsApp già scritto a ogni cambio di stato. Chiedi se il messaggio parte da solo o lo mandi tu: in Fix-Book lo mandi tu, premendo Invio.
Scontrino e fattura: chi fa cosa
Chiedilo con precisione, perché qui le pagine promettono molto. Fix-Book manda lo scontrino all’Agenzia delle Entrate dalla cassa con l’addon ScontrinoBook; la fattura elettronica non la fa, e la emetti col programma del commercialista.
Dal browser, anche dal telefono
Niente da installare: apri il ticket dal tablet in negozio e lo ritrovi dal PC a casa. E se il computer del negozio si rompe, i dati non se ne vanno con lui.
Lo storico per IMEI
Quando un cliente torna dicendo che lo schermo non va più, scrivi l’IMEI e vedi quando l’hai riparato e con che ricambio. In Fix-Book le riparazioni precedenti compaiono appena scrivi l’IMEI nel ticket nuovo.
L’AI, dove serve
Su due cose l’AI aiuta: caricare i ricambi dal PDF della fattura del fornitore invece di batterli a mano, e chiedere i numeri del negozio a un assistente. Per il resto guarda cosa fa la funzione, al di là del nome: AI per le riparazioni, cosa serve davvero.
Chi risponde quando qualcosa si blocca
Un’assistenza che risponde in italiano, al telefono o su WhatsApp, vale più di una funzione in più. Nei giorni in cui provi il gestionale, scrivile una domanda vera e guarda quando e come ti risponde.
Quanto costa
Un gestionale per riparazioni in cloud di solito si paga in abbonamento, al mese o all’anno. Prima del prezzo guarda cosa c’è dentro ogni piano e cosa si paga a parte: scontrino, fatture, più utenti, più negozi.
Fix-Book costa 14,90 €, 19,90 € o 25,90 € al mese, IVA inclusa, e l’annuale costa dieci mensilità. Il Solo ha ticket, link per il cliente, firme e storico per IMEI; il Pro aggiunge magazzino, cassa, ordini ricambi, documenti e report; il Business aggiunge l’usato in regime del margine, i sotto-magazzini, i ruoli su misura e l’AI senza limiti. ScontrinoBook è a parte: 169 € + IVA l’anno o 19,90 € + IVA al mese, per cassa. Tutti i dettagli sono nella pagina dei prezzi.
Come provarlo
Apri la prova di due o tre gestionali nella stessa settimana e mettici dentro i ticket veri di quei giorni, non dati inventati. Dopo cinque o sei giorni sai quale ti fa lavorare più liscio. Chiedi anche come si esce: se puoi scaricare i tuoi dati, e in che formato.
In Fix-Book la prova dura 14 giorni e parte quando approviamo l’iscrizione. Alla fine, se non ti abboni, i dati restano consultabili in sola lettura, e un file con tutti i tuoi dati lo scarichi quando vuoi, una volta al giorno. Se arrivi da un altro gestionale, le riparazioni si importano da un file CSV o Excel.
Cosa Fix-Book non fa
Per scegliere bene serve sapere anche questo:
- la fattura elettronica: la fai con un altro programma;
- più negozi in un’unica schermata: ogni negozio ha il suo account, e col Business ne colleghiamo fino a due allo stesso abbonamento, ognuno col suo accesso;
- messaggi automatici al cliente: WhatsApp si apre col testo pronto, ma lo mandi tu;
- un’app da installare: si usa dal browser, anche su telefono e tablet.