Team Fix-Book · NETFIX, laboratorio di riparazioni a Cantù, Apple Independent Repair Provider dal 2022
Pubblicato il aggiornato il 4 min di lettura
Quali numeri guardare per capire se il laboratorio va bene? Dipende da quanto è giovane. Qui trovi quelli che servono davvero, in che momento guardarli, e come tenerli anche con Excel finché basta.
Nei primi mesi: quanti clienti entrano
All’inizio conta una cosa sola: quanti scontrini fai al giorno e quanti telefoni entrano da riparare. Margini e statistiche servono a poco finché i clienti sono pochi. Se dopo qualche settimana i numeri non crescono, il problema di solito è farsi vedere: la vetrina, la scheda su Google, la posizione del negozio.
Il margine va tenuto a parte
Quando i clienti ci sono, guarda il margine, e tieni separate le riparazioni dalle vendite:
Per esempio, una riparazione da 120,00 € con un ricambio da 52,00 € e 3,00 € di adesivi ha un margine di (120 − 52 − 3) ÷ 120, cioè il 54,2%.
Quello che cerchi è la coerenza nel tempo. Se il margine delle riparazioni cala mese dopo mese, spesso i ricambi sono aumentati e il listino è rimasto fermo; se cala quello degli accessori, forse stai facendo troppi sconti su cover e vetri. Il numero te lo dice prima del commercialista a fine anno.
Con Excel: le colonne che servono
Se non hai un gestionale, basta un foglio con una riga per riparazione e queste colonne:
- data di accettazione, cliente, marca e modello;
- tipo di riparazione: schermo, batteria, connettore, vetro posteriore, scheda madre, altro;
- ricambio usato e il suo costo, preso dalla fattura del fornitore;
- prezzo, margine in euro e in percentuale;
- data di consegna, e se è tornato in garanzia.
Una volta a settimana una tabella pivot per tipo di riparazione ti dà il margine medio e quante ne hai fatte. Regge finché qualcuno ha la costanza di scrivere ogni riga; quando le righe cominciano a mancare, i numeri non valgono più.
I tempi di riparazione
Il tempo fra accettazione e consegna dice com’è l’esperienza del cliente. Guardalo diviso per tipo di riparazione: se i cambi di schermo restano fermi giorni, spesso il problema è il ricambio che non c’è, e il magazzino va rivisto. Il tempo medio di tutte le riparazioni insieme dice poco.
I ritorni in garanzia di ogni fornitore
Guarda un periodo lungo, qualche mese, perché i ritorni arrivano col tempo. Diviso per fornitore, ti dice quale ricambio conviene davvero: un pezzo che costa un po’ di più ma torna meno spesso alla fine costa meno, perché ogni ritorno ti costa un pezzo nuovo e un lavoro rifatto gratis.
Il magazzino: rotazione e pezzi fermi
Due numeri. La rotazione: il costo del venduto in un anno diviso per il valore medio del magazzino, cioè quante volte il magazzino si rinnova. E il valore dei pezzi fermi da mesi: sono soldi che perdono valore, perché i modelli invecchiano. Guardali ogni tre mesi e decidi se scontarli, renderli al fornitore o tenerli.
In Fix-Book i report (piani Pro e Business) hanno i prodotti più venduti e l’analisi ABC del magazzino, che mette in fila i prodotti per quanto pesano sulle vendite.
Ticket aperti e ticket vecchi
Confronta ogni mese i ticket aperti con quelli chiusi: se ne apri più di quanti ne chiudi, stai accumulando arretrato. Poi guarda i ticket aperti da più tempo. Di solito aspettano un pezzo, o un cliente che non risponde, e vanno ripresi a mano.
Sulla lavagna di Fix-Book ogni stato ha la sua colonna col contatore, da «Appena ricevuto» a «Pronto per il Ritiro», e i ticket consegnati da più di 30 giorni escono dalla lista.
Recensioni e clienti che tornano
Due numeri, da guardare con calma: le recensioni nuove su Google ogni mese, e quanti clienti tornano entro l’anno. Se le recensioni non arrivano, spesso è perché nessuno le chiede: chiedile quando una riparazione è andata bene.
Ogni quanto guardarli
Pochi numeri, guardati con regolarità:
- ogni sera, l’incassato del giorno e i telefoni entrati;
- ogni settimana, il margine medio, i ticket aperti e chiusi, quelli fermi da troppo;
- ogni mese, il magazzino, i ritorni in garanzia per fornitore, i clienti tornati;
- ogni tre mesi, il listino, i fornitori e i pezzi fermi da smaltire.
In Fix-Book conto economico, incassi, rimborsi e uscite sono nei report, con l’export in Excel e in PDF. E com’è andata la giornata puoi chiederlo all’assistente su Telegram, che la mattina ti manda anche il riepilogo.
Il numero che inganna: il fatturato
Il fatturato del mese è il primo numero che si guarda, ed è quello che dice meno. Un mese da 14.000 € con il 28% di margine lascia 3.920 €; uno da 9.500 € col 45% ne lascia 4.275 €. Se devi tenerne a mente uno solo, tieni il margine in euro del mese: è quello che paga affitto e stipendi.
Quando un numero si muove, apri i ticket di quel periodo: la causa di solito è lì, in un ricambio aumentato o in un tipo di riparazione che si è fermato.